Última actualización: 10 de octubre 2024

POLITICA DE PRIVACIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN AUDIOVISUAL RECOPILADA EN LOS DISPOSITIVOS DE MONITOREO Y GRABACIÓN AUDIOVISUAL Y OTRO MATERIAL INFORMATIVO BRINDADO POR CLIENTES Y VISITANTES EN LAS INSTALACIONES DE GLOBAL WORD:

De conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales en Colombia (Ley 1581 de 2012), y también para dar confianza a los usuarios de que su información será tratada con cuidado y respeto, GLOBAL WORD se permite compilar en este documento las politicas de privacidad para el tratamiento de datos .

 

1. Datos del responsable del Tratamiento

GLOBAL WORD VILLAMARÍA SAS

NIT 90145483-

DIRECCIÓN CARRERA 4 N° 11-30, EDIFICIO VILLAGIO. LOCAL 2, VILLAMARÍA, CALDAS.

CEL: 322 902 90 78

CORREO ELECTRÓNICO: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

2. Tipos de Datos Recopilados

• Material Audiovisual captado por nuestros equipos electrónicos en las instalaciones de Global Word.
• Información de contacto en fichas de matrícula y aplicaciones de comunicación audiovisual como WA.
• Otros datos personales proporcionados voluntariamente por el cliente.
  
  

3. Finalidad del Tratamiento

GLOBAL WORD recopila archivos audiovisuales en equipos electrónicos para:

• Garantizar la seguridad de las personas y las instalaciones.
• Mejorar la atención al cliente.
• Monitorear las actividades dentro del local.
• Tener evidencia audiovisual de soporte en caso de ser requerida por las autoridades competentes.

GLOBAL WORD recopila información personal de contacto y bases de datos en fichas y contactos de matrícula, bases de datos electrónicas y listas de asistencia para:

• Verificar la identidad de nuestros estudiantes y funcionarios.
• Mantener al día la información de la red de apoyo en caso de emergencia.
• Soportar y garantizar la información financiera de los estudiantes para asegurar el ejercicio comercial de la institución.
• Controlar la asistencia y la información de desempeño académica de los estudiantes.
• Generar bases de datos de contacto de estudiantes potenciales.
• Conocer el Perfil de Ingreso de los estudiantes y corroborar su admisión.

 

4. Derechos de los Titulares de los Datos

• Acceder a sus datos.
• Rectificar cualquier información incorrecta o desactualizada.
• Solicitar la eliminación de sus datos cuando lo consideren necesario, siempre que no interfiera con finalidades legales (como seguridad).
• Revocar el consentimiento dado para el tratamiento de los datos.
  
  

5. Mecanismos para el Ejercicio de Derechos

• Mediante solicitud escrita el titular de los datos o representante legal del mismo, podrá solicitar a GLOBAL WORD, cualquiera de los requerimientos contemplados en el punto 4 de este documento, siempre y cuando confirme la identidad propia o del tercero representado.
  
  

6. Transferencia o Cesión de Datos a Terceros

• GLOBAL WORD solo compartirá la información recopilada para fines académicos, comerciales previamente autorizados por el titular de la información o el representante legal del mismo con ellos mismos, o si son solicitados por las autoridades respectivas mediante orden judicial.
  
  

7. Tiempo de Conservación de los Datos

• El material audiovisual será almacenado en la memoria del dispositivo electrónico DVR, hasta el momento que la capacidad técnica del mismo lo permita. En cuanto a la conservación de los archivos físicos, GLOBAL WORD acata la legislación colombiana vigente a la fecha, de la siguiente manera:
  
  

 A. Documentos Académicos y Administrativos

• Registros de estudiantes: Los documentos relacionados con la trayectoria académica de los estudiantes, como matrículas, calificaciones, y certificados, se conservarán de manera permanente (los cinco primeros años en archivo físico y posterior a este tiempo en medio magnético. Esto se debe a que, en muchos casos, las personas pueden necesitar copias de sus registros académicos años después de haber completado su formación.
• Contratos de servicios educativos: Los contratos o acuerdos firmados con los estudiantes deben conservarse durante al menos 5 años desde su terminación, según lo indicado en la normativa general de contratación.

B. Documentación Laboral

• Contratos laborales, nóminas y registros de empleados: De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 100 de 1993, los documentos laborales deben conservarse durante 20 años. Esto incluye contratos de trabajo, pagos de nómina, aportes a la seguridad social, y cualquier otra documentación relacionada con los empleados.

C. Documentación Tributaria y Financiera

• Registros contables, declaraciones de impuestos y documentos financieros: Según la Ley 962 de 2005, los documentos contables y financieros deben conservarse por un período mínimo de 5 años, contados a partir del final del año fiscal al que corresponden.

D. Documentación Relacionada con Protección de Datos

• Global Word maneja información personal de empleados o estudiantes, según la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, los datos deben mantenerse solo por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados. Una vez que los datos ya no sean necesarios, se debe proceder con su eliminación, a menos que exista una obligación legal para mantenerlos por más tiempo.

E. Documentos Legales y Administrativos Generales

• Contratos con proveedores, resoluciones, y otros documentos administrativos: Los documentos administrativos que no tienen una regulación específica en cuanto a conservación suelen guardarse entre 5 y 10 años, dependiendo de la naturaleza del documento.

 

8. Medidas de Seguridad

• Almacenamiento seguro de las grabaciones en unidades especiales y la nube, las cuales reposan en la Caja de Seguridad con acceso exclusivo del Director General.

Acceso restringido a personal autorizado (Solo la Asistente Administrativa y el director tienen acceso directo y constante a esta información.

 

9. Actualizaciones de la Política

• Nos reservamos el derecho a ejecutar cambios por actualización de estás políticas, los cuales serán comunicadas en nuestra página web o, mediante comunicado escrito individual y general en nuestras instalaciones.